Объяснительная записка

Предлагаю вашему вниманию информационное пространство, в котором развернуты две информационные системы. Каждая система решает одну реальную проблему.

Первая проблема: Документооборот

Вторая проблема: Справочники

 

Проблема (здесь) – реальная ситуация, повторяющаяся регулярно, в которой люди ведут себя неоптимальным образом. Решение проблемы – обучение их оптимальному поведению плюс поддержка этого поведения информационными, программными, техническими и иными специально созданными и/или подобранными средствами

 

Все здесь изложенное относится к предприятию, на котором я работаю. Данное информационное пространство было разработано и заполнено за восемь рабочих дней в августе 2006 года.

Документооборот

Документооборот – существенная часть процесса управления. Он включает подготовку документов, передачу документа от одного управленца другому, доработку документа, его хранение, поиск нужного документа, совместную обработку многих документов по общему алгоритму и многое другое. К управленцам относятся все, кто принимает решения. Большинство решений использует одни документы и фиксируется в других документах. К документам относятся: приказы, распоряжения, служебные и объяснительные записки, бухгалтерские ведомости, конструкторские чертежи, технологические карты, складские накладные и многое другое.

На предприятии достаточно компьютеров, чтобы ими мог воспользоваться каждый управленец. В документообороте компьютеры используются несколькими способами

Способы сегодня

Способ первый: бумажный

Документ набирается на компьютере и распечатывается на принтере. После этого он живет жизнью бумажного документа: правится, подписывается, копируется, разносится курьерами и или почтальонами, хранится в архивах. Распечатка на принтере пустографок относится к этой группе.

Способ второй: электронная почта

Документ набирается на компьютере и рассылается электронной почтой. К сожалению, такой документ легко потерять в лавине спама. Кроме того, такой документ надо где-то хранить. Клиент электронной почты – не самое удобное для этого место.

Способ третий: общие папки

Windows позволяет пользователям открывать доступ к своим папкам. Если вы хотите переслать документ своему коллеге найдите его компьютер в сети и скопируйте свй документ в открытую папку на его компьютере.

Это самый быстрый способ, но и самый опасный

Во-первых, открытые папки используются вирусами и служат рассадником вирусов по всей сети. Из-за этого инженерам время от времени приходится лечить всю сеть. Особо опасные вирусы могут уничтожить всю информацию в такой сети прежде чем вы успеете принять меры

Во-вторых, если папка на чужом компьютере отрыта для вас, то на, как правило, открыта и для других пользователей этой сети. Это означает, что документ, который вы туда поместили может быть прочитан любым пользователем этой сети, скопирован, отредактирован на этом же месте, заменен на другой под тем же именем или просто уничтожен!

Однако простота этого способа обеспечивает ему всеобщую любовь и никакие разъяснения не помогают. Только и слышно: «а у нас вирус» или «а у меня документ пропал».

Решение проблемы

Управление предприятия вообще и нашего в частности построено иерархически. Информационное пространство FTS организовано с помощью нескольких (трех) иерархий.

Первая иерархия – объекты. Все документы, которые создает пользователь – объекты. См пользователь – тоже объект. Входя в систему со своим именем и паролем, пользователь получает доступ к «себе» и ко всем объектам, которые под ним в дереве объектов. Это поддерево – его зон ответственности, он в ней хозяин.

Если согласовать иерархию узлов-пользователей в дереве объектов с иерархией управленцев на предприятии, то начальник сможет оперировать всеми документами, которые подготовили его подчиненные.

Так, в нашем случае начальник Романов оперирует с документами, которые подготовили его подсиненные Лангваген, Мусейчук и другие.

В нашем случае, это документ 1439, созданный Лангвагеном в папке 1438.

В этом документе четыре поля. Четвертое поле – линк, если его кликнуть, то откроется в отдельном окне «прикрепленный» файл формата Word.

Кнопки справа это операции. Набор операций одинаков на всех узлах кроме нескольких исключений.

Линкованные буквы Е справа от полей позволяют изменить значение одно поля.

 

По желанию самого Романова в систему добавлена функция «найти документы, измененные за последние Х дней». Так начальник может посмотреть самые свежие наработки своих подчиненных. Чтобы вызвать эту функцию поставим курсор мыши на икону того узла, под которым надо искать. Например, на икону зла КИС

Кликнем, получим справа список функций

В окно параметров внизу справа впишем число 10 чтобы получить обновления за последние 10 дней. Кликнем – получим список путей.

 

Кликнув на 1439 справа, получим искомый документ, но уже без операций и без букв Е

 

 

Обучение пользователей

Для обучения пользователей в системе было создано поддерево, показанное ниже

В этом (учебном) дереве для Романова заготовлен пользователь «р», для Лангвагена – пользователь «л» и т.п.

 

 

Обучение пользователей можно рассматривать как отдельную проблему, а изложенное выше – как решение этой проблемы

Справочники

До августа 2006 года работники завода пользовались двумя электронными справочниками.

Эти справочники существуют и сегодня.

Справочник «Адреса» содержит всех работников завода, у которых есть электронная почта. В этом справочнике есть также телефоны и отделы сотрудников (не у всех).

Справочник «Телефоны» подготовлен как книга в 2005 году. Его структура отражает структуру предприятия на этот момент, содержит его основные службы и «основных» сотрудников, телефоны этих сотрудников и этих служб. Некоторые сотрудники и службы даны без телефонов. У некоторых указана электронная почта.

Во многих случаях справочники противоречат друг другу. Сотрудники, вошедшие в один справочник, вовсе не обязательно входят в другой. Почта, полученная по одному справочнику, не обязательно совпадает с почтой, полученной по другому. То же верно для телефонов и подразделений. Как правило, адреса точнее в адресной книге, а телефоны и подразделения в телефонной. Но из-за ошибок гарантировать это нельзя.

Некоторых сотрудников и подразделений нет ни в одном из этих справочников.

К обоим справочникам прилагаются механизмы поиска.

Решение задачи

Структура справочника, разработанная мною, показана ниже.

Это видит администратор подсистемы «Справочники»

Рядовой пользователь (отдельный вход без параметров) видит те же справочники, но ничего изменить не может

 

 

 

Администратор пространства

Это пользователь, который помещен в корень дерева. Это «Бог пространства». Вот что он видит в нашем случае. Слева в дереве можно узнать подсистемы, которые мы рассмотрели выше.

Мы подготовили систему к выполнению запроса «почта вся». Вот результаты запроса

Еще два дерева

Зеленое дерево («Генезис») управляет «наследованием типов», позволяет наращивать список элементов данных и список функций

Синее дерево («Типы») управляет «вложенностью типов», позволяет ограничивать создание новых объектов внутри уже созданных объектов.

Оба дерева видны всем, но изменять их может только администратор пространства

 

 

 

Мнение экспертов

 Мои коллеги, занимающеся схожими информационными технологиями в нескольких регионах РФ, сказали, что Вы на верном пути, но слишком много и слишком сильные у Вас конкуренты на этом пути:=)))).

Даже "Концепт", производящий реинжиниринг от концепции до бухучета и внедрения под это ИТ, сталкиваясь с проблемой совместимости при расширении масштабов, вынужден сооперироваться с немецкой фирмой SAP, в которой это уже давно прописано во всех аспектах и мастшабах.  И управления сферой деятельности и управления управлением. Внедрение SAP R3 стоит для крупной фирмы или для губернатора от 5 миллионов долларов. С железом и обучением...

Так что лечь по чью-то крышу, может и можно,  - для усовершенствования по мелочам рутины ИХ идей, а гениальные идеи одиночек будут повсеместно отторгнуты.